会議メモを議事録にし、決定事項・担当・期限を整理する

1. 誰が何を話したか、メモの根拠を残す

題材は架空の文具店の冬季フェア会議です。会議日と件名を付け、発言を01〜09で番号付けしました。議事録の結論から元の発言へ戻れるようにするためです。

今回はテキストのメモをチャットへ貼り付ける実演です。音声をアップロードして文字起こしする操作は、この実演には含めていません。

2. 決定・作業・未決の3つに分ける

「短くまとめて」だけではなく、何を区別したいかを指定します。会議で名前や期限が出ていない箇所は、空想で補わず「未定」にする条件も付けました。

発注数100セットは提案です。一方、開始日と予算、次の会議日は合意された内容。この違いが出力に残るかを確認しました。

以下は架空の会議メモです。社内で共有する議事録に整理してください。「決まったこと」「次にやること（担当・期限・根拠の発言番号）」「未決事項」を分けてください。提案を決定に変えないこと。担当や期限がない場合は「未定」と書き、勝手に補わないでください。チャット本文で簡潔に回答し、ファイル作成は不要です。
会議日:2026年11月2日。件名:みどり文具の冬季フェア。
[01] 佐藤: 開始日は12月1日にしましょう。
[02] 鈴木: 12月1日開始で進めます。
[03] 高橋: 告知チラシの初稿は私が11月6日までに作ります。
[04] 佐藤: チラシの最終確認は私が11月9日までにします。
[05] 鈴木: 発注数は100セットを案として考えています。在庫を見て次回決めたいです。
[06] 高橋: SNS告知もあるとよさそうですが、担当はまだ決めていません。
[07] 佐藤: 予算は上限5万円で合意します。
[08] 鈴木: 了解です。会場のレイアウトも確認が必要ですね。
[09] 佐藤: 次回は11月10日10時から。そこで発注数を決めましょう。

3. 作業表の担当と期限を読み比べる

チラシ初稿は高橋さんが11月6日、最終確認は佐藤さんが11月9日という発言が、表へそのまま反映されました。発注数を決める担当は未定、会場レイアウトの確認は担当・期限とも未定です。

「未定」は埋め忘れではなく、次に確認すべき事項です。会議で決まっていないことが見えると、共有後に担当者が確認する項目として使えます。

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4. 会議の参加者が確認してから共有する

要約だけでなく、発言番号との対応、担当の取り違え、日付、提案と決定の区別を確認します。今回は9発言の短いメモなので、全項目を原文と読み比べました。

その後「次回会議で確認することだけ抜き出して」「作業表を担当者別に並べて」と続けると、用途に合わせて読み方を変えられます。会議の記録として確定する前に、参加者の確認を通してください。

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