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箇条書きのメモを、配布できるWord・PDFの利用ガイドにする
担当者のメモにはルールがそろっていても、そのまま新入社員へ渡すには読みにくい。見出しや表を整えて、WordとPDFにするところまでBestllamに依頼しました。題材は架空の会社の会議室利用ガイドです。
できあがったもの
まずは、完成形を見る
A4縦1ページの資料ができました。会議室の定員、予約時に記入する項目、利用前後の確認事項、困ったときの問い合わせ先を整理しています。編集用のWordと、配布用のPDFをダウンロードできます。
1. 元になるルールを、メモのまま渡す
文章をきれいに書き直してから依頼する必要はありません。部屋の定員や予約手順など、分かっていることを箇条書きで渡します。読み手を「新入社員」と決め、受け取った人が何をすればよいか分かる資料を目指しました。
決まっていないルールも明記します。今回は食事と夜間利用が未定なので、AIに規則を考えてもらうのではなく、総務へ確認する案内を入れるよう指定しました。
2. 編集用と配布用の2形式を指定する
実演は「チャット」のGPT-6 Solで行いました。オフィス文書とコード実行の道具が使える環境です。「実際にダウンロードできるWordとPDF」と依頼すると、両方のファイルを受け取れました。
ページサイズや上限、見出し・表などの使い方も伝えています。今回の指示は2ページ以内でしたが、完成したPDFは1ページに収まりました。
架空の会社「みどり企画」の会議室利用ガイドを、新入社員向けに作ってください。実際にダウンロードできるWord（.docx）と、同じ内容のPDFを生成してください。A4縦、2ページ以内。見出し、予約方法の表、利用前後の確認事項を使い、読みやすく。「架空の運用ルール」と明記してください。 元メモ: ・A室6人、B室12人。どちらもオンライン会議用モニターあり。 ・社内カレンダーに件名、利用者、人数、開始終了時刻を記入して予約。1回2時間まで。 ・来客を招く場合は前営業日17時までに総務へ連絡。 ・使わない予約は分かった時点で取消。 ・開始前に換気、モニター接続、音量を確認。 ・終了時に机を拭き、ケーブルを戻し、ごみを持ち帰り、照明を消す。 ・故障したら使用を止め総務へ連絡。自分で修理しない。 ・食事と夜間利用の規則は未定なので、勝手に補わず総務に確認と書く。 問い合わせ先は「社内の総務窓口」。メールや電話番号は作らない。
3. 数字と、未定のルールが正しいか確かめる
完成した資料では、A室6人・B室12人が表になり、予約方法は別の表にまとまりました。1回2時間まで、来客の連絡は前営業日17時までという条件も入っています。
利用前は換気・モニター接続・音量、利用後は机・ケーブル・ごみ・照明を確認する構成です。最後に、故障時は使用を止めることと、未定のルールは総務へ確認することが書かれています。
配布前にはルールの抜け、期限、問い合わせ先を元のメモと照合します。今回は実在する会社の規則ではないため、「架空の運用ルール」の表示も確認しました。掲載しているプレビューは生成されたPDFの1ページ目です。
4. Wordで改訂し、PDFで配布する
ルールが変わる資料は、編集できる原本も持っておくと更新しやすくなります。部署名や会議室名を変更する場合はWordを編集し、読む人へ渡すときはレイアウトを確認したPDFを使う、という進め方ができます。
同じ会話で「来客連絡の期限を変更して」「予約取り消しの説明を少し詳しく」と追加依頼する方法もあります。複数の版があるときは、修正対象のファイル名と残す条件をはっきり伝えてください。
よくある質問
メモが短くても資料にできますか？
今回の実演では、8項目程度の箇条書きから1ページのガイドを生成しました。読み手、用途、欲しい形式を一緒に伝えてください。
未定の部分はどう伝えますか？
「まだ決まっていないので推測しない」「担当窓口へ確認と書く」と指定できます。今回も食事と夜間利用のルールを勝手に追加しないよう依頼しました。
WordとPDFのどちらを配ればよいですか？
共同で編集する相手にはWord、読むことが中心の相手にはPDFという使い分けが考えられます。配布前に、実際に使用するソフトで表示を確認してください。